Työpajan valmistelu

Tämä ohjeistus on kirjoitettu työpajan ohjaajalle. Yleisiä suuntaviivoja työpajan järjestämiselle:

  • Työpajalle tulee määritellä täsmällinen aihe, joka voi esim. olla ratkaisun hakeminen tunnistettuun ongelmaan tai jokin kehitystavoite kuten uusi palvelukonsepti.
  • Jokainen työpajaan osallistuva ryhmä on erilainen: jotkut työkalut eivät välttämättä ole sopivia tiettyyn ryhmään tai työstettävään aiheeseen. Älä pakota työkalua ryhmän käyttöön, vaan anna osallistujien vaikuttaa osallistumiseensa.
  • Selitä valitsemasi työkalun tarkoitus ennen kuin pyydät ryhmää käyttämään sitä. Näin osallistujat hallitsevat sen, mitä ovat tekemässsä ja tämä mahdollistaa heidän täyspainoisemman osallistumisensa.
  • Ole joustava työpajan vetäjänä: älä anna työkalun valinnan määritellä mitä työpajassa tulee tapahtumaan, vaan sopeuta työkalut ryhmän tarpeisiin. Ole luova ja sovella työkaluja.
  • Käytä työpajan toteuttaamiseen visuaalisia apuvälineitä, kuten fläppitaulua. Käytä näitä välineitä kirjaamaan ohjeita, kysymyksiä, osallistujien vastauksia ja niiden tallentamista.
  • Huomaa, että osallstujat eivät ehkä halua jakaa yleisesti kaikkien kanssa sitä, mitä sanottiin parityösktentelyssä tai pienryhmässä. Pyri taltioimaan myös nämä ideat.

Lähde: https://seedsforchange.org.uk/tools.pdf

Työpajavalmistelun toimenpiteet:

 

1. Työpajan aiheen määritteleminen

Työpajan toteuttaminen onnistuneesti edellyttää että työpajalla on etukäteen selkeästi määritelty aihe tai tavoite. Työpajan vetäjän vastuulla on että tämä aihe märitellään. Aihe kerrotaan kutsussa osallistujille. Aiheen valinta:
  • Aihe voi olla jokin täsmällinen tunnistettu ongelma liiketoiminnassa
  • Aihe voi olla jokin kehitystavoite esim. uusi liiketoiminta-avaus (uusi palvelu) tai olemassaolevan toiminnan tehostaminen
  • Aihe voi pohjautua pyyntöön asiakkaalta tai käyttäjältä

 

2. Menetelmän valitseminen

Aiheen pohjalta valitse sopiva ideointimenetelmä tai sopivat menetelmät työpajaan. Erilaisia ideointimenetelmiä on esitelty CoProtoLabin kirjastossa siten että ne on jaettu ideointiprosessin eri vaiheisiin:

a. Edellytysten luonti

a) kun kehittämiskohdetta ei tiedetä
b) kun tiedetään mitä haasteita halutaan ratkaista

b. Ideointi

a) ideoiden generointi
b) ideoiden jalostaminen

Huomaa, että valittu menetelmä voi vaikuttaa työpajan osallistujien ja mahdollisten esiintyjien valintaan.

 

3. Osallistujen ja asiantuntijoiden valinta

Valitun aiheen pohjalta tunnista sopivat osallistujat työpajaan. Osaliistujat voivat olla yrityksen työntekijöitä, asiakkaita ja/tai käyttäjiä. Lähetä kutsu osallistujille hyvissä ajoin. Jos työpajan tavoitteena on tuottaa keksintöjä, kutsu työpajaan myös patentti-insinööri tai muu patentoinnista päättävä henkilö yrityksestäsi. Aiheen ja käytettävän ideointimenetelmän pohjalta voit kutsua työpajaan asiantuntijan pitämään esityksen valitusta aiheesta.

4. Työpajan vaiheiden ajoittaminen

Laadi suunnitelma kuinka paljon aikaa on käytettävissä kuhunkin työpajan vaiheeseen. Ohjeista esiintyjiä heidän käytettävissä olevasta ajasta. Huomioi myös aika joka menee ideoiden testaamiseen VR-ympäristössä.

 

5. Ideoiden omistajuuden määrittäminen

Osana Co-ProtoLab-työskentelyä on varmistaa millä organisaatiolla on oikeudet työpajassa synteneisiin ideoihin. Syntyneet ideat voivat olla pohjana esimerkiksi keksintöihin tai palvelukonsepteihin joita voidaan kokonaan tai osittain suojata eri menetelmillä. Lue lisää ideoiden omistajuuden varmistamisesta kirjastosta “Lakiasiat”.